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党政办公室“生存”指南(5):会议通知?没那么简单!

来源:党员生活微信  日期:2018-07-20   编辑:肖晗   字号:TT

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编者按:

党政办公室是党委政府的协调中枢、决策智囊和督办中心,办公室工作事务繁杂、责任重大,是一门“技术活”。不少从事办公室工作的新同志,总会犯这样那样的错误。

自即日起,党参君(微信号:党员生活)联合宜昌市西陵区委办公室,特推出超实用的党政办公室“生存”指南系列,希望能帮助大家少走弯路,不断提升工作水平。

今天推出的是第五篇:会议通知?没那么简单

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某天下午3点,谭军接到一个会议通知:“请负责通知区内39家规模以上工业企业负责人,于第二天上午九点,在某大楼会议室参加区委全体(扩大)会议。”于是,他马上将通知报送给分管领导审阅,分管领导拿给局长看后,让他下班前电话通知名单上的企业负责人务必参会。

第一次接到会议通知任务,谭军兴奋而激动。他迅速对着各个企业办公室联系人通讯录拨打电话,并以比较生硬的口气,要求所辖规模以上企业办公室迅速通知企业负责人,明天准时参会。当然,对方态度都很好,一个个回答:没问题!一定参会。

打完最后一个电话后,口干舌燥的谭军就成就满满地回家了。

第二天上班后,谭军接到分管领导打来的紧急电话:原来,距离区委全体(扩大)会议召开只有5分钟了,规模以上工业企业座位方阵到会率不到50%。会议为了体现对企业家的尊重,把企业家们放在主席台正对面的中央位置,空位十分显眼。

接到分管领导紧急电话后,谭军火急火燎地直接电话联系了未到会的企业负责人,这其中,有的人告知根本没接到会议通知。经过再一次通知后,谭军迅速赶到会场,在现场给仍未到会的企业负责人继续打电话。最后,直到会议结束,仍有4家企业负责人未按要求参会。(人物均系化名)

亲历者说:工作中必须更加细致

这是一次会议人员工作不到位的典型案例。

在基层工作,办会时间往往很紧,留给办公室工作人员通知会议的时间往往很少,要在很短很紧张的时间内高质量办好会务工作确实不易,这就要求我们在工作中必须更加细致,参会人员一定要通知到位,并提前确认到场情况,及时提醒、调整。

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2015年1月,S市市委举行中心组学习,张琪按照文件要求,通知了区委中心组的全体领导第二天早上9:00到S市电信大楼会议室开会。

通知完成并确认领导都可以参会之后,他及时向市委办传真反馈了参会人员名单,当时传真机上显示名单“已发送”。张琪认为名单已经发过去了,并未向市委办核实是否已经收到完整参会人员名单。

第二天上午8:45分,张琪突然接到时任区委常委、纪委书记潘枚和区委办公室主任的电话,说会场没有潘枚的座位和站牌。张琪顿时傻掉了:名单昨天明明已经传过去了啊,怎么会这样?他赶紧给市委办在现场办会的同志打电话,临时增加了座位。

事后,张琪跟市委办的同志进行了沟通,才发现是因为传真信号受到干扰,导致市委办收到的参会人员名单不全,而他又没有跟市委办核实参会人员信息,以致领导参会时需临时增加座位。(人物均系化名)

亲历者说:多核一遍总没错

办理大型会议,除了“时间、地点、人员、内容”这四大要素不能出错之外,还有很重要的一条就是要做好不同环节、不同办会人员之间的沟通和衔接。

在办会的过程中,作为工作人员,一定要有“全局”意识,例如通过传真、邮件、短信等方式向上级单位反馈参会名单时,一定要核实对方是否收到,内容是否正确

办理大型会议,分配给你的活干完了,别急着走,不管是不是你的活、你的责任田,多问一句,多看一点,多核一遍总是没有错的,毕竟会议的衔接过程是最容易出错的地方。

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办会通知攻略

会议通知,看似简单,其实不易。

会议通知包含会议的主题、时间、地点、人员及要求。会议要求又包括着装(是否正装、打领带)、发言时间、顺序、宣传报道、车辆、交通疏导等。

通知领导参会尽量使用正式格式的文件通知,也可用短信和微信、QQ等现代化手段,但要注意编发好通知信息后,要认真检查,确保时间、地点、要求等会议关键要素没有任何遗漏,并在通知结尾处加上“收到请回复”的内容

一定要关注反馈情况,没有反馈的要及时电话提醒

电话通知的内容要提前组织好,要在脑袋里认真过一遍后再拨号。

通知不熟悉的参会人,一定要告知对方你是谁,通知的依据是什么,有什么要求等。

通知企业或与本单位无隶属关系的单位、人员,一定要以邀请的口气,确定对方的参会人员和联系方式,对方参会有什么难处要及时报告领导,及时调整安排。

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电话通知要注意这些问题

电话通知,是一项极其寻常的办公室协调工作,但是将通知做好、做到位,也需要细细体会、总结。重点要把握好四个方面:

学会换位思考。站在被通知者角度,希望从通知中了解到什么信息?然后找准通知中需要传递的关键要素,力求准确、简洁明了。

心中要有预判。通知中会被询问相关问题,自己要有事前准备。如何回答得准确、有效,既需要摸清领导要求,又需要深刻理解会议类型、流程。

以自信为支撑。只有以自信大方的口吻面对电话那端,才能及时、无误地将有效信息传递给对方。

使用标准语言。使用方言进行电话通知,对方可能无法准确理解你的意图,造成关键信息丢失,达不到通知的目的,甚至会贻误工作。

附:办会时十大常见问题

1.会议时间表述不清或会议时间通知有误。

2.通知参会人员出现错漏。

3.参会人员名单和实际参会人员不一致。

4.座次表和实际参会人员不一致。

5.会议场地布置与会议方案不一致。

6.会议主持词和会议议程、内容、人员不一致。

7.会议人员座次安排不合理或人员排序错误。

8.会议音响、话筒、视频、PPT等设备无法正常使用或无法满足会议要求。

9.会议各个环节衔接失误或中断时间过长。

10.会议材料缺漏、少发、错发、多发,或者忘记回收。